عمليات التوثيق وإصدار التقارير الدورية في المديرية العامة للمصالح العقارية، تأتي كجزء من عملية الرصد والتقييم، حسب ما بينه المدير العام للمديرية المهندس عبد الكريم ادريس، كما يُعتبر مرحلة متقدمة في عملية التنظيم والإدارة لتصويب وتصحيح مسارات العمل ضمن إطار فكري يهدف إلى التطوير وبناء نظام مؤسساتي شفاف وفاعل يرصد الصعوبات والتحديات، ما يتيح الفرصة لتحسين العمل، مضيفاً أن تبسيط الإجراءات العقارية يعتبر من الأهداف التي تسعى لها المديرية من خلال تنفيذ مشاريعها الاستثمارية لأتمتة وتطوير عملها.
وأوضح إدريس أنه في هذا السياق برزت الحاجة لوجود دليل مرجعي للخدمات العقارية، علماً أنه كان هناك بعض المحاولات السابقة لإعداد مثل هذا الدليل، لكنه اقتصر على عدد محدود من الخدمات ودون تعميم أو نشر، لافتاً إلى أنه تم إنجاز دليل عمل كامل ومرجعي للخدمات العقارية ليوضع عبر نشره على الموقع الالكتروني، أو من خلال طباعته ككراس، وأصبح في متناول المواطنين والجهات العامة والأفراد المعنيين بالخدمات العقارية، كما يعتبر مرجعاً موحداً للعاملين في المصالح العقارية ، مشيراً إلى أن الدليل يقوم على إفراد شرح مجدول لكل خدمة عقارية ويبين مجموعة من المعلومات الخاصة بكل خدمة، إضافة إلى كل ما تتطلبه خدمات السجل العقاري من (البيانات- عقود الاشارات- عقود البيع- عقود فنية)، وخدمات مساحيةوأكد ادريس أن العمل بدأ بهذا الدليل من خلال فريق عمل ضم الاختصاصات القانونية والفنية والإدارية وتكنولوجيا المعلومات، على مدى أكثر من ثلاثة أشهر وعلى عدة مراحل، بإشرافٍ من مديريتي التشريع والتسجيل العقاري والمساحة في المديرية العامة، وبمشاركة مديريتي المصالح العقارية بدمشق وريفها.